¿Cuánto dinero necesito para montar p.e.c? by @recomendador

Una vez el emprendedor ha dado unas cuantas vueltas a su idea y empieza a creer que la cosa puede llegar a funcionar se encuentra con una de las dudas que más le pueden desorientar hasta el punto de abandonar la idea.

La pregunta es: ¿cúanto cuesta crear esta empresa?

En realidad, detrás de la pregunta de cúanto cuesta crear una empresa se esconden varios interrogantes distintos, complejos y para colmo, demasiado importantes para responder a la ligera. En el fondo, el emprendedor o emprendedora se está preguntando:

  • ¿Cuánto dinero tengo que “movilizar” en el proyecto?
  • Si no tengo suficiente dinero ahorrado, ¿cómo puedo conseguir el resto?
  • Y, si esto sale mal, ¿cuánto puedo llegar a perder como máximo?

Demasiadas preguntas sin una respuesta exacta.

La forma más sensata de abordar esta cuestión es, como siempre, simular en el Plan de Empresa la puesta en marcha del proyecto, con varias modalidades si se puede, y tratar de calcular con el máximo acierto el coste económico que puede representar.

Etapas en la Creación de la Empresa

Imaginemos, por tanto, que el emprendedor decidiera llevar adelante el proyecto sin tener problemas de dinero. ¿Qué pasos daría para poner en marcha la empresa?.

Es probable que la idea necesite validarse, aún parcialmente, en forma de algún prototipo. Habrá que hacer un pequeño estudio de mercado. Tal vez, hacerse con alguna licencia o registrar una marca. Desde luego, dar forma jurídica al proyecto. ¿Y alquilar un local?, ¿y contratar a alguien?, etc, etc.

En la creación de la empresa podemos distinguir una serie de etapas más o menos definidas, cada una de las cuales implican un determinado coste o inversión, en definitiva el concurso de “dinero”. Analicemos, pues, cada una de estas etapas desde el punto de vista de su coste.

Actividades previas

En determinados proyectos, normalmente relacionados con alguna invención o producto “fabricable”, suele ser necesario realizar algún prototipo para demostrar la factibilidad de esa idea de producto. Además esto puede resultar útil para atraer inversores externos. En estos casos, este desarrollo previo puede tener un coste ciertamente elevado con el agravante de que todavía no puede imputarse a la empresa y deberá ser, por tanto, el emprendedor quien asuma, de entrada, ese coste. (Más tarde podrán imputarse estos costes a la empresa recien creada, pero eso será así solamente si la empresa se llega realmente a constituir.)

Otra actividad previa habitual consiste en realizar un estudio de mercado con mayor o menor rigor. De nuevo, tanto si es el propio equipo emprendedor quien realiza esta actividad como si se contrata a “profesionales”, el coste puede ser ciertamente alto: viajes, encuestas, tiempo y gastos de investigación y desarrollo, etc.

Conviene identificar y valorar lo más detalladamente posible estos costes, pues es posible que de estas actividades previas se llegue a tomar la decisión, incluso, de no poner en marcha el proyecto. Una valoración previa aproximada, dará al emprendedor una idea de la “primera apuesta mínima” que deberá realizar antes de lanzarse a la “apuesta definitiva”.

Constitución de la empresa

Una vez se tiene claro cual es el producto o servicio que se va a desarrollar hará falta un “marco” jurídico desde donde desarrollar esa actividad. Bien sea de forma personal bien sea a través de un sociedad habrá que constituir la empresa.

Estos trámites tienen un coste económico, a veces importante en relación al tamaño del proyecto. Conviene tenerlos en cuenta, pues una cosa es que opinemos que son innecesarios o una traba administrativa inútil y otra cosa es que sean gratuitos.

Tanto si estos trámites los realiza el propio equipo emprendedor como si se contrata a un profesional para su gestión pueden representar un gasto importante, tanto en dinero como en tiempo, que debe tenerse en cuenta en la previsión de tesorería de la primera etapa del negocio (y en el calendario de puesta en marcha).

En este caso conviene dedicar tiempo a detallar los pasos y trámites a realizar calculando sus costes asociados. Si bien solamente se deberá crear una vez la empresa conviene que esta etapa no termine afectando al resto de tareas que el emprendedor deberá abordar posteriormente.

Lamentablemente lo peor del proceso de puesta en marcha de una empresa es que si se hace bien no tiene, en principio, mayor repercusión en el desarrollo a largo plazo del proyecto; pero si se hace mal…

Establecimiento

En la mayoría de los casos, con la empresa constituida no hay suficiente para empezar a trabajar. Hoy en día resulta difícil, por ejemplo, concebir un negocio sin la presencia de, al menos, un ordenador. Y si se pone un ordenador, no estaría de más constratar el suministro eléctrico y, ya de paso, el de agua por si hay necesidad de ir al baño a lo largo del día. ¿Alguien ha dicho teléfono?

Poner en marcha un negocio, incluso un negocio “virtual” en Internet implica contratar una serie de servicios e incurrir en unos gastos que deberían preverse con el máximo detalle pues una vez “se ha empezado” resulta muy desagardable tener que empezar a desembolsar dinero en cuestiones que no estaban previstas. Tal vez, parte de la sensación que tienen algunos emprendedores de que todo el mundo pretende aprovecharse de que empieza un negocio tenga su origen en esta falta de previsión.

Inversión inicial

Si, además de todos estos gastos, hay que alquilar o comprar un local, dotar al negocio de maquinaria especial, llenar las oficinas de mobiliario y material de oficina, o comprar productos para el almacen, estamos ante otro capítulo importante en el análisis del dinero implicado en la puesta en marcha del proyecto.

Desde un punto de vista contable, algunos de estos conceptos pueden no ser gastos, pero desde el punto de vista del bolsillo del emprendedor representan un capítulo muy importante capaz de agotar la capacidad financiera del equipo emprendedor y limitar el margen de maniobra del proyecto en las primeras etapas de su desarrollo.

Otra difcultad añadida en este caso es la de calcular el “tamaño óptimo” de esta inversión inicial. Después de todo, tanto se puede abrir la tienda con el almacen lleno como con solo la mitad del género. Y en este sentido, muchos emprendedores optan por la fórmula de cuanto menos mejor. Cuántas empresas se han constitudo como Sociedad Limitada con un capital de 500.000 pta. por la simple razón que era “lo mínimo que había que poner para empezar”.

Desde luego, así de entrada y sin mayor argumentación, este razonamiento no dice mucho a favor del afán de planificación del equipo emprendedor. Una cosa es que se quiera ser conservador en la forma como aplicar el capital disponible y otra es que el capital inicial deba ser, por definción, el menor posible.

Lanzamiento

Además de preparar el negocio para empezar a trabajar en las condiciones óptimas (o sea, realizando una correcta inversión inicial) puede ser necesario dar un empujón inicial “especial” al negocio para que este empiece a rodar.

Determinados proyectos requerirán una campaña publicitaria inicial para atraer los primeros clientes y dar a conocer el proyecto. Este puede ser otro coste importante que deberá abordarse cuanto antes y que puede considerarse parte del proceso de puesta en marcha.

Si el dinero disponible se ha agotado, por falta de previsión, en gastos (imprevistos) de creación de la empresa y en llenar los almacenes pero ahora no hay dinero para darse a conocer, el futuro del proyecto es bastante dudoso. Aunque esto no termine con el proyecto necesariamente, si puede obligar al emprendedor a tener que tomar decisiones rápidamente (¿precipitadamente?) para dotar (de nuevo) al negocio de fortaleza financiera. En muchos casos el precio a pagar por el emprendedor es elevado.

También dentro del periodo de “lanzamiento” puede ser deseable garantizar un periodo mínimo de supervivencia hasta que el negocio tome velocidad y se mantenga por si solo.

En otras palabras esto significa que alguien deberá ir pagando los gastos hasta que el negocio pueda, más adelante, pagarlos por si solo con el margen obtenido de las ventas realizadas. Este alguien es, desde luego, el emprendedor.

Aquí es importante contar con una correcta previsión de tesorería para conocer, no solo con los gastos de crear la empresa sino, además, de mantenerla funcionando el tiempo que se decida, independientemente del comportamiento de las ventas. No en vano una de las pricipales causas de fracaso de las nuevas empresas es el agotamiento financiero antes de conseguir un volumen mínimo de negocio. Simple, pero fatídico. ¿Te imaginas la actitud del director del banco cuando el emprendedor trate de explicarle que solo es cuestión de pocos meses que el negocio empiece a funcionar pero que ahora necesita urgentemente un crédito para pagar los gastos corrientes?

Otros costes “ocultos”

En un proyecto de creación de una empresa existen una serie de costes ocultos que si bien, aparentemente, no implican movimiento de dinero por parte del emprendedor sí deben tenerse en cuenta para una correcta valoración del coste de creación de la empresa.

Es típico, por ejemplo, que el equipo emprendedor renuncie a todo o parte de su sueldo, hasta que la empresa pueda pagar esta partida. Aparte del altruismo demostrado por los emprendedores, estos deberían ser conscientes de la “aportación” oculta que cada mes realizan al negocio y que, en unos pocos, meses puede representar una cantidad importante incluso superior al capital oficialmente aportado, sin por el contrario obtener derecho a posteriores repartos de dividendos.

Si bien al principio, en un equipo de emprendedores todo es ilusión y voluntad, si luego los resultados no acaban de salir como se esperaba se pueden originar tensiones innecesarias que en nada ayudarán al desarrollo del proyecto. Y es cuando estos costes ocultos salen a flote (por ejemplo, si uno de los emprendedores debe pagar una hipoteca cada mes y otro vive felizmente en casa de sus padres) es fácil desviar la atención del verdadero objetivo del negocio.

Otros costes ocultos en el lanzamiento de una empresa pueden ser el simple coste de oportunidad de haber continuado en el trabajo anterior o de haber dedicado el capital a otras inversiones más rentables (o más seguras), sin contar con las horas “extras” que probablemente deba afrontar el emprendedor.

Estos costes no suelen ser objeto de valoración en el proceso de creación de una empresa. Si bien el cálculo exacto de su valor no parece aportar utilidad alguna, al menos, el conocimiento de su existencia puede ayudar al emprendedor a tomar mejores decisiones en la planificación de su negocio.

Conseguir el dinero

Si después de analizar todos estos aspectos el emprendedor consigue tener una cierta idea de cuanto le va a costar poner en marcha su proyecto, entonces descubrirá que apenas sabe como obtener la cantidad que ha calculado, pues ésta, curiosamente, suele ser superior al dinero que tiene ahorrado. En este momento, existen básicamente dos estrategias para adecuar el capital al proyecto (o viceversa).

La primera estrategia consiste en reducir los costes de creación. En este sentido, puede plantearse una forma social distinta, unos stocks menores o lanzarse a crear la empresa sin agotar recursos en estudios previos. A priori, ninguna de estas “técnicas” es errónea de por sí. Lo importante es no llegar a desvirtuar el proyecto introduciendo determinados cambios de tal manera que se esté creando una empresa distinta a la diseñada en el plan de empresa.

La segunda estrategia es, lógicamente, aumentar el capital disponible. Entre las “técnicas” más usuales están el convencer a la familia para que aporte dinero, buscar otros socios capitalistas, visitar (en vano) la oficina del banco de toda la vida o esperar conseguir una de esas fantásticas subvenciones públicas de las que todo el mundo habla, en especial, los políticos. De nuevo, estas alternativas son totalmente lícitas y, en el fondo, empiezan a enseñar al emprendedor que una cosa es planificar sobre papel y otra moverse en la realidad cotidiana de crear y gestionar un negocio.

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